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作業効率を上げ自分自身の生産性を高めるには?

仕事をするにしても、家事をするにしても作業効率というのは限りある時間を節約するためにも、良ければ良いに越したことはありませんよね。

同じことをやっても、効率の良い人とそうでない人では、かかる時間も違えば周りからの評価も違います。

作業効率を高めるためには、いくつかの方法があるということを知っておくと良いでしょう。

 

効率を高める方法

まずはこれから自分が行う作業の内容を、きちんと理解するということです。

そして一通り把握したら、今度は作業内容の優先順位をつけてみてください。

慣れるまでは箇条書きにして書き出すとわかりやすいのではないでしょうか。

作業は当然のことながら、急ぎのものから取り掛かるようにしましょう。

仕事ならば急ぎのものをすぐに終えることで、社内での高評価に繋げることが出来るかもしれません。

それから、わからないことを誰かに尋ねる際には、必ずメモを取るようにしてください。

メモを取ればこの先に同じところで躓いても、再度質問する必要がなくなります。

その分だけ時間の節約になり、作業効率を上げることが出来るはずです。

そしてこれも重要なことですが、適度な休憩を取るということです。

作業効率の良さと集中力は比例するのが普通ですが、長い間ひとつのことに集中するのは、とても疲れることですよね。

脳も目も疲労しているのに、そのまま作業を続けるというのは、却って能率を落とすことになりかねません。

ひと段落つくごとに数分でも良いので休息を取ることで、気分転換を図ることが出来るでしょう。

軽くストレッチを行うなどすれば、さらなる効果が得られそうですよね。

要するにオンとオフのスイッチを上手に入れ替えるということです。集中する時は集中して作業をこなし、休憩する時はしっかりと休むということが重要なポイントです。

夜通しで寝ないで作業したからといって、それが必ずしも良い結果を生み出すとは限らないのです。

それよりも、リフレッシュした後の作業の方が能率がよかったりもするものなのです。

作業効率を上げるカギは、作業の優先順位付けと適度な気分転換であることを、是非覚えておいてください。

 

効率を高めるポイント

1 妥協点を決める

作業効率を高める上で最も重要になるのは、妥協点を作ることです。

所謂非効率的な人の多くが完璧主義者だと言われており、1つの事柄に執着して拘ってしまうのが原因とされています。

もちろん作業のクオリティを追い求めることは、結果としてメリットに繋がることがほとんどです。

しかしそのせいで生産性や回転率が落ちてしまえば、本末転倒なのも間違いありません。

そのため程よいところで妥協をし、常に先の作業を意識した動き方をするといいでしょう。

 

2 目標設定

明確な目標設定も大切です。

目標とはゴールのことですから、ゴールが先に決まっていればそこへ向けた作業段階の逆算がしやすくなります。

例えば期日の定まっている事柄であれば、日割りで計算をしても構いません。

目標はモチベーションの維持にも役立つため、様々な場面で持っておいた方がいいでしょう。

更に、使えるツールがあればどんどんと使っていくべきです。

パソコンのソフトウェアや道具、何でも使えるものは使うという意識が重要になります。

連絡や相談だけでも、直接するのか電話などを使うのかによって違います。

直接会えるときにしか相談をしないような状態だと、その分作業の進捗率は悪くなるのです。

ところが離れていても会話ができるツールを用いれば、場所や時間を合わせなくとも話し合えます。

これを使えばもっと良くなるかもと思ったときには、積極的に試していってみてください。

 

3 自分のキャパシティでの作業

最後のポイントは、自分のキャパシティを正しく把握することです。

要は身の丈に合った作業をし、抱えられないほどの作業は請け負いません。

何でも挑戦しようとする姿勢は、当然評価されるべきです。ただ1つの事柄に集中して取り組むことも、また忘れてはいけないことでしょう。

欲張ってあれもこれもとしていると、前述した目標設定も見失いやすくなってしまいます。

作業効率を高める方法を模索中の人は、自分の能力の限界も同時に分析してみてください。

そうすると、自然と高効率な人へと変わっていけます。

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